Confira 5 benefícios da digitalização no setor de contábil

Confira 5 benefícios da digitalização no setor de contábil

Com a forte tendência de modernização dos processos de trabalho, intensificados pós pandemia, organizações de todos os setores passaram a investir em soluções tecnológicas e, uma delas, foi transformar informações antes acessíveis somente em papéis, para o digital.

Para entender a importância de contar com documentos digitais no dia a dia já bastante atarefado de diferentes setores, é preciso conhecer as suas vantagens. E, como exemplo, podemos citar a gestão digital de documentos contábeis, que envolve diversos processos de uma mesma empresa, e pode evitar erros, atrasos, ineficiências, entre outros benefícios que a Kodak Alaris, provedora líder do setor de soluções de captura de informações, listou abaixo:

• Melhora na produtividade

Despende-se muito tempo localizando informações em papel e, com a digitalização, é possível classificar e organizar documentos automaticamente, extrair dados importantes por meio de códigos de barras, OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou ICR (reconhecimento de texto manuscrito) e aproveitar os recursos de aprendizado de máquina para levar a automação do fluxo de trabalho a um nível superior. Também é possível integrar com os mais recentes mecanismos de reconhecimento e extração de formulários de IA na nuvem de fornecedores como Google, Azure e AWS para criar uma verdadeira solução de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) que pode ser implantada com configuração mínima. Logo, os colaboradores terão que investir menos tempo ao pesquisar documentos, podendo se dedicar mais às demais tarefas. O resultado é o aumento da produtividade. 

• Redução de custos

Sem dúvida, um claro benefício proporcionado pela digitalização é a economia de custos, reduzindo o excessivo uso de papel e direcionando tempo operacional de forma mais inteligente. Além disso, é necessário dispor de espaço para arquivos e tempo para organizá-los sempre que precisar de algum documento.

• Mais Segurança

Documentos em papel sofrem mais riscos de falhas de segurança devido a perdas ou roubos ou desgaste do tempo. A maneira mais eficaz para evitar esse tipo de problema é mantendo documentos digitalizados. Isso permite, ainda, que possam ser protegidos com senha.

• Processos mais eficientes

Graças a essa transformação digital, é possível aprimorar e tornar mais eficientes processos antes realizados de forma manual, reduzindo possíveis erros. O processamento inteligente de documentos ainda permite disponibilizar soluções que agilizam etapas ao mesmo tempo em que oferecem total segurança dos dados.

• Contribuição com a sustentabilidade

Ao incorporar scanners de documentos em fluxos de trabalho e negócios, as empresas reduzem de forma significativa o uso e o desperdício de papel. Quando documentos impressos são digitalizados, o novo documento pode ser facilmente distribuído para outras pessoas; não é mais necessário fazer cópias em papel para garantir o acesso às informações.

Além disso, podemos citar outros benefícios como: agilidade no manuseio e na organização de documentos; validade jurídica; menor risco de fraude; possibilidade de realizar assinaturas digitais; acesso rápido às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo. Ou seja, pontos positivos para essa transformação digital não faltam.